5 claves para organizar una retrospectiva con más de 50 personas y que vaya todo (más o menos) bien

Hace unos meses tuve la oportunidad de co-organizar una retrospectiva con todos los miembros de la oficina de Plain Concepts de Barcelona. Para mí, el resultado fue muy positivo y saqué lecciones muy valiosas para organizar sesiones de este tipo.

Organizar una sesión con tantas personas, y que salga más o menos bien, requiere  bastante planificación. Buscando información, encontré este post de Joakim Sunden, que utilicé de base para preparar la nuestra, adaptando y cambiando allí donde veía necesario. Espero que las ideas que saqué te puedan servir como punto de partida para realizar tus propias retrospectivas masivas. ¡Vamos allá!

CONTEXTO

Lo primero a tener en cuenta es el contexto que tiene el grupo que va a participar en la retrospectiva. No es lo mismo un grupo en el que todos los integrantes trabajen en el mismo proyecto/producto, que, como fue nuestro caso, un grupo heterogéneo de personas que trabajen en hasta 15 proyectos diferentes en muchos sentidos (tamaño, duración, personas que colaboran, clientes,…).

Plantéate si se quiere obtener feedback de los equipos/squads/proyectos, o si se quiere orientar la retrospectiva a obtener feebback más general, sobre la forma de trabajar, colaboración entre equipos, ambiente laboral, oficinas, horarios y demás. Esto llevará a plantear dinámicas diferentes y seguramente estructurar la sesión de manera distinta.

También es importante identificar si el grupo está acostumbrado a dar y recibir feedback. Un grupo que haga retrospectivas regularmente, estará más abierto a participar en esta sesión. Si por el contrario, el grupo no tiene costumbre de dar feedback, puede que la sesión no funcione o el feedback que se obtenga no sea bueno.

Es crucial saber si el grupo se puede expresar de forma abierta y sin tapujos. Si hay algún motivo que lo impida, es mejor tratarlo antes de realizar la sesión. Luego veremos una forma de identificar si hay personas que no se sienten seguros para participar en la sesión. Si pasase eso, hay que hacer alguna dinámica que genere confianza en esas personas (Safety check) o plantearnos cancelar la retrsopectiva.

TEMAS A TRATAR

Una de las decisiones que más nos costó cuando planificamos esta sesión fue decidir sobre qué temas se iban a hablar y el tiempo a dedicar a cada uno. Ten en cuenta que esto condicionará toda la sesión. Hay varias aproximaciones, y ninguna tiene que ser «la correcta», es cuestión de probar cómo funciona o plantear cómo se puede adaptar al grupo y situación actual. Veámoslas:

• Open Space

Quien quiera propone un tema, se monta un tablero con ellos y se votan. Los N más votados, se tratan durante la sesión. Fácil, sencillo y para toda la familia 😉 Aquí lo tenéis un poco mejor explicado: Open Space and Scrum.

• Propuesta y votación antes de la sesión

Parecido al Open Space, pero con algo de preparación. Prepara unos temas y permite que se añadan nuevos y se voten. Lo ideal es hacerlo online (con Trello, Doodle o PollUnit) y fijar una fecha máxima de votación.

• Sólo temas propuestos

Requiere más trabajo de preparación pero funciona muy bien si ya tienes claro cuáles son los temas a tratar. Además permite preparar el material de las sesiones o hacer dinámicas muy concretas que de otra forma no sabes si pueden encajar con los temas. Los puedes publicar antes de la sesión para que los asistentes se puedan preparar un poco los temas, aunque la espontaneidad es muy valiosa en estos tipos de retrospectiva.

En nuestro caso, habíamos identificado una serie de temas que queríamos tratar porque estaban saliendo de forma recurrente en las retrospectivas y en los 1 to 1 que se realizan de forma periódica (otra vez es importante el contexto en el que esté el grupo). Esto nos hizo decantarnos por la 3ª opción, sobre todo porque sabíamos que los temas son del interés de los asistentes. Así que elegimos 9 temas, orientados a valorar aspectos relacionados tanto con el trabajo técnico, como la relación con los clientes o el ambiente en la oficina.

ESPACIO Y TIEMPO

Juntar a 50 personas no es fácil y menos aún que estén cómodos. Es necesario encontrar un espacio en el que no solo quepan todos, sino que se puedan hacer grupos que no se molesten entre sí. Y hacer que hablen todos a la vez sobre el mismo tema, es inviable y poco productivo. Recomiendo hacer grupos de como mucho 6-7 personas. Aún así, será importante, como facilitador, estar pendiente de que no haya personas que acaparen la atención del grupo o que intenten imponer su opinión sobre los demás. Para esto vuelve a ser importante valorar la «cultura de feedback» del grupo.

Aunque el tiempo de la sesión vendrá muy marcado por la cantidad de temas que se quieran tratar, es fácil dedicar entre 3 horas o 4 horas. Tenlo en cuenta a la hora de agendar la sesión y que todos los asistentes puedan estar disponibles durante ese tiempo. Además, el día elegido para realizar la sesión debe impactar lo menos posible en la rutina de los equipos. Intenta que no sea un día de inicio o cierre de sprint (o similar), hará que el grupo no esté cansado o con la cabeza en otras cosas.

En nuestro caso, con 9 temas a tratar, definimos una agenda más o menos así:

00:00	Introducción a la sesión y dinámicas de arranque
00:30	Formación de grupos
00:45	1a ronda de 3 temas
01:15	2a ronda de 3 temas
01:45	Descanso
02:00	3a ronda de 3 temas
02:30	Recoger feedback y dinámicas de cierre
03:00	Acciones y cierre

Cuando convoques a los asistentes, puedes compartir la agenda, así podrán estar más preparados y plantear dudas o excusarse si no pueden asistir a la sesión completa.

DINÁMICAS

Es complicado encontrar un única dinámica que se pueda hacer con un grupo grande y de la que se pueda sacar buen feedback. Así que plantéate realizar 2-3 dinámicas que se vayan encadenando: un arranque para presentar y preparar al grupo para la acción, una dinámica principal en la que se traten los temas que se hayan decidido/votado, y un par de dinámicas de cierre para que obtener feedback de la propia sesión.

ARRANQUE

Para arrancar es importante explicar cuál es el objetivo de la sesión y la forma en la que se va a desarrollar. También es importante exponer las «reglas» de la retrospectiva, en nuestro caso elegimos estos 3 principios :

• Prime Directive (1): Independientemente de lo que descubramos, entendemos y creemos sinceramente que todos hicieron el mejor trabajo que pudieron, dado lo que sabían en ese momento, sus habilidades y capacidades, los recursos disponibles y la situación actual.
• Todas las prespectivas y opiniones son válidas.
• Sé honesto, pero respeta a los demás.

Considero que esto establece unos límites de respeto y compromiso que deben tener en cuenta los participantes. Explicarlos al principo marcará el talante que se espera tener durante la sesión.

Como comentaba al principio del post, es necesario averiguar si alguno de los participantes se muestra reacio a opinar (e incluso el estado de ánimo general del grupo). La dinámica que elegimos para esto fue ESVP: Explorer – Shopper – Vacationer – Prisoner (3)

1. Explorador, tiene ganas de estar en la retro y quiere descubrir y aprender cosas nuevas.
2. Shopper: contento por estar en la retro y abierto a aprender cosas nuevas.
3. Vacationer: contento de estar lejos de su escritorio un rato.
4. Prisoner: no le gusta estar en la retro y siente que le obligan a estar aquí.

Cada persona coge un post-it y escribe la letra correspondiente a su estado. Doblan el papel y lo meten en una caja o similar. Cuanto todos terminen, el facilitador los abre y cuenta. Se mantienen anónimos.

Con el resultado de cada grupo se escribe en el panel y se valora. Si hay muchos Prisoners, se debería hacer otra dinámica para ver por qué no quieren estar en la retrospectiva (podéis echar un vistazo a Safety Check para esto). En nuestro caso, no fue necesario, así que entramos de lleno en la dinámica principal.

DINÁMICA PRINCIPAL

La dinámica principal que decidimos hacer está basada en el
Squad health check model de Spotify, con alguna variación. Como comentaba antes, elegimos 9 temas que queríamos tratar y creamos una plantilla para cada tema, como esta:

Cada tema tiene asociado una afirmación que se tiene que valorar, de forma individual, como:

• Estoy completamente de acuerdo.
• Parcialmente de acuerdo.
• En desacuerdo

Nota: hace poco aprendí que esto se conoce como escala Likert.

La segunda parte del ejercicio era proponer de forma individual los mínimos que cada persona considera para cumplir con la afirmación. Una vez hecho esto, se tenía que poner en común y entre todos votar las 3 que tenían más valor para el grupo.

La última parte consistía en propuesta de mejora. La idea detrás de esta fase es obtener acciones de mejora directamente de los participantes.

Algunos de los temas (y sus afirmaciones) propuestos fueron los siguientes:

WORK-LIFE BALANCE

As individual, I have a good balance between work and personal time

WORK ENVIRONMENT

As an individual, I can do my work in a safe and healthy environment

FUNCTIONAL QUALITY

As a team, we understand well the functionalities that have to be developed before we start implementing them

DELIVERY QUALITY

As a team, we deliver easily, safey and quickly

CIERRE Y ACCIONES

Después de la dinámica, la energía está algo baja, así que propusimos un par de acciones para mantener a la gente ocupada mientras contábamos el resultado (sólo la parte numérica del ejercicio anterior).

Retro Dart (2)

3 preguntas para obtener un feedback rápido sobre la sesión:

• Se trataron temas que son importantes para mí.
• Hablé de forma abierta.
• Tengo confianza en que mejoraremos.

De forma anónima, cada persona se posiciona respecto a las afirmaciones. Cuanto más cerca del centro de la diana, más de acuerdo con la afirmación. Cuanto más lejos, más en desacuerdo. Es el mismo principio de la escala Likert pero más visual.

Kudo Wall (2)

Cualquier comentario sobre la sesión. Modo libre. Los comentarios se enfocaron bastante en la propia sesión, con kudos para algunos miembros que facilitaron de forma espontánea los grupos y para la organización de la sesión.

Además por el feedback de la sesión, usamos esas dinámicas para poder sacar el resultado de la dinámica principal de todos los grupos. Quisimos mostrarlo como cierre de la sesión y que así se viese un resultado, así que montamos un tablero:

Esto resultó muy interesante, porque hubo mucho interés en ver los resultados y enseguida se formaron grupos comentándolos. Como veis, no hay referencia a qué valores salen de qué grupos, pero la sensación fue que estaban bastante de acuerdo con el resultado global.

MOMENTUM

¿Y ahora qué? Habéis conseguido que el grupo hable, discuta, proponga, … Es momento de decidir qué acciones tomar. Lo bueno es que ya tenéis por dónde empezar: las acciones que el propio grupo propuso. Lo difícil es llevarlas a cabo y que todos se sientan a gusto con el resultado. Lo malo sería no aprovechar esta sesión y no hacer nada 😦

Hay que aprovechar el momentum (en física, la propiedad o tendencia de un objeto en movimiento para continuar moviéndose), para que el grupo vea que las acciones se ponen en marcha y se obtienen resultados. Lo ideal es que esta retrospectiva sea una de las dinámicas de mejora continua de la organización. Este tema, creo que da para otro post 😉

Espero que mi experiencia te sirva para preparar o mejorar tus propias retrospectivas. Para preguntas o aclaraciones, no dudes en utilizar los comentarios.

Referencias

(1) Prime Directive traducido a 9 idiomas: https://www.benlinders.com/2015/retrospective-prime-directive-translations/

(2) ESVP, Kudo Wall, Retro Dart y muchas otras dinámicas las podéis encontrar aquí:https://agilestrides.com/blog/40-ideas-to-spice-up-your-retrospective/